Una excelente manera de atraer nuevos prospectos y generar potenciales leads es realizando un webinar.

Es probable que muchos sepan de qué estoy hablando. Asimismo, me animo a afirmar que la gran mayoría jamás ha realizado ninguno. Es que sinceramente no es tarea fácil hacer uno; o por lo menos hacer uno bueno.

Para los que aún no saben de qué estoy hablando, les cuento que un webinar es una conferencia vía Internet de un determidado tema. Es una de las herramientas más efectivas para llevar a cabo en nuestra estrategia de Marketing de Contenidos.

Muchas son sus ventajas. Entre ellas, las que considero más importantes son:

– Su bajo costo, ya que a diferencia de un evento en el que entran en juego conceptos como comida, bebida, alquiler de un lugar, etc., aquí simplemente se necesita una buena conexión a internet que nos permita trabajar con tranquilidad, sin tener el miedo de sufrir algún corte o interrupción.

– Su masiva llegada, ya que el número de oyentes es ilimitado, estén donde estén, ya sea en Alaska, la Antártida o Fiji.

– La interacción por parte de los escuchas, ya que por medio de un chat pueden ir comunicándose, preguntando cualquier duda y comentando lo que deseen.

En cuanto a sus desventajas, la más importante es que el tema no sea de interés para el público o que sus interlocutores sean aburridos. Así, es muy probable que la gente tienda a perderse o desconcentrarse y por ende a abandonarlo.

Para que esto último no pase, aquí les comparto 10 importantes pasos que deben tener en cuenta para animarse y llevar a cabo un excelente y exitoso webinar.

1. Definir los objetivos

La primera cuestión que se deben plantear es para qué quieren hacer un webinar y cuáles son los objetivos del mismo: ¿Educar a sus oyentes? ¿Brindarles herramientas para la resolución de problemas?

A su vez, deben saber muy bien qué información necesitan sus clientes y consumidores, cuáles son sus problemas y cómo los pueden ayudar.

2. Crear el registro

Este segundo punto es muy importante y sensible, ya que si la registración al webinar es engorrosa o requiere de muchos datos por parte de los usuarios, es muy probable que la mayoría pierda la paciencia y abandone el registro.

Ténganlo muy en cuenta: el registro debe ser rápido y eficaz.

Además, deben generar distintos correos para enviar en diferentes fechas. Así se asegurarán que todo el mundo esté enterado del mismo.

Manden correos recordando la fecha, publíquenlo en sus redes sociales, recuérdenles a todos aquellos que aún no se registraron.

3. Escribir la historia

Un excelente webinar debe estar muy bien estructurado. ¿Qué significa esto? Que no debe estar improvisado ni librado al azar.

Es fundamental que esté acompañado de frases y palabras claves, de excelentes presentación de Powerpoint que acompañen y refuercen su historia.

Estas presentaciones deben sumar, aportar datos interesantes, gráficos y cuadros. No las carguen con texto, ya que de esa manera serán muy densas y quitarán más de lo que puedan llegar a aportar. Deben ser un complemento de lo que están diciendo.

4. Contar historias

Un webinar presenta una ventaja muy interesante, y es que permite contar historias de manera atrapante.

A través de imágenes, de presentaciones de Powerpoint y por qué no de videos, pueden contar anécdotas, casos reales, de estudio, historias de clientes, pensamientos e ideas.

5. Pensar un gran título

Al igual que los post y los artículos, el webinar debe tener un título atractivo que genere interés y expectativa.

Tengan muy en cuenta este punto, porque por más que hayan preparado el webinar durante mucho tiempo y le hayan dedicado todo el tiempo y la energía del mundo, si no escogen un título prometedor no van a contar con el público esperado.

6. Elegir un locutor irresistible y un gran moderador

Si están escuchando la radio y el locutor de turno posee una voz aburrida y monótona, ¿no les pasa que les dan ganas de cambiar la frecuencia inmediatamente?

Con los webinar pasa exactamente lo mismo. O inclusive muchísimo peor. Mírenlo de esta manera: si el locutor tiene un tono de voz que duerme, automáticamente hará que se aburran y que dejen de prestarle atención. Por ende, le pierden el hilo a la historia y es muy difícil volver a recuperarlo.

Un buen locutor es aquél que mantiene a la audiencia expectante, dueño de una voz y de unos tonos irresistibles.

Por su parte, un gran moderador puede determinar el éxito o el fracaso del webinar. Sí, aunque parezca mentira, es quien maneja los tiempos, aporta comentarios interesantes, contesta las preguntas de los oyentes, etc.

Si interrumpe al locutor en vano, o sus comentarios no agregan ningún tipo de valor, los oyentes desearán de corazón que deje de hablar y se retire inmediatamente.

7. Ensayar

Si quieren que el webinar salga excelentemente bien, es muy pero muy recomendable hacer varios ensayos antes. Les serán de gran ayuda en todo sentido. Tanto el locutor como el moderador irán sintiéndose cada vez más cómodos, tomando confianza y seguridad.

Además, es una gran prueba para checar todo, desde los slides hasta la conexión a Internet, desde los videos hasta las fotos.

Cuantos más ensayos y prácticas realicen, mejor saldrá todo.

8. Reciclar los contenidos

Una excelente manera de generar expectativas y de promocionar los contenidos del webinar es publicando todo tipo de información, ya sea antes, durante y después del mismo.

Antes: es muy recomendable escribir artículos contando de qué tratará. Así sus prospectos sabrán de antemano cuál será el tema y, si el mismo es interesante, hará que se incremente el número de inscriptos.

Una buena idea en este caso es hacer testing, o sea, enviar dos artículos diferentes para ver cuál de los dos generó mayor interés por parte del público. Será de gran ayuda para determinar el título del futuro webinar.

Durante: suban tanto a su website como a SlideShare la presentación para que los usuarios la puedan descargar.

Después: Su website debería sin duda tener la grabación completa para que todo el mundo pueda bajarla y escucharla.

Además, escriban los artículos y los podcast que sean necesarios, dándoles el enfoque que más les parezca: una entrevista al locutor donde cuente su experiencia, artículos de opinión, críticas, etc.

9. Buscar la participación de los oyentes

Hay muchas maneras de hacerlo, y hacerlo bien hará que el público se sienta en comunidad, se sienta que forma parte del mismo, que su aporte es significativo, que participa.

Además del chat para que la gente deje sus comentarios, utilicen Twitter y Facebook para ir compartiendo información.

Por último, realicen algún tipo de encuesta para que los oyentes la completen.

Este feedback les será de gran utilidad, les aportará buena información para saber qué hicieron bien y en qué se equivocaron.

Son pequeños detalles que hacen una gran diferencia.

10. Realizar un plan de contingencias

Estar preparado para cualquier desastre o eventualidad es clave.

Sinceramente cualquier cosa puede pasar, y no precisamente por errores nuestros.

Supongamos que tenemos todo bajo control, que ultimamos todos los detalles, que todo está perfecto… pero de repente se corta internet.

En ese caso, la mejor manera de solucionar el problema es tener un mensaje ya preparado por si se cae toda la conexión.

Estos fueron 10 pasos para animarse a hacer un webinar y que salga excelente.

Pruébenlos y descubrirán una poderosísima herramienta que, usada con criterio, sentido común, creatividad y pasión, les dará ilimitados beneficios.

A su vez, generarán vínculos cada vez máss fuertes con sus prospectos, consumidores y potenciales clientes.

Por último, aquí les comparto tips que deberían tener en cuenta antes, durante y después del webinar.

Vamos a comenzar con los tips antes del evento.

Tomen nota.

– Crear el sitio de registro.
– Habilitar en intercambio social.
– Crear la agenda de correos electrónicos promocionales.
– Organizar la campaña promocional.
– Diseñar los correos electrónicos de seguimiento.
– Construir las encuestas pre webinar.
– Construir las encuestas post webinar.
– Subir las diapositivas a SlideShare.net.
– Construir un website en el que se suban todos archives del webinar.
– Construir una campaña de puntuación de leads de webinar pasados.
– Preparar las notas del moderador.
– Imprimir las diapositivas.

Día del webinar.

– Tengan una copia tanto de las diapositivas del webinar como de las notas de moderador.
– Publicar un recordatorio para Twitter usando el hashtag acordado.
– Realizar la prueba de sonido.
– Mantener actualizadas las ligas de tus contenidos
– Animar al público a que participe motivándolos a que realicen preguntas vía web como a través de Twitter.
– Compartir la información de los locutores.

Después del webinar.

– Darle seguimiento a los ganadores de premios en el caso de que se sortease algo.
– Darle seguimiento a las personas que más twittearon.
– Llevar a cabo encuestas post webinar
– Actualice la lista de sus eventos en su website.
– Realizar la grabación de webinar.
– Subir la grabación del webinar en cada una de sus redes sociales.
– Lanzar un segundo correo electrónico de seguimiento de campaña.
– Evaluar los resultados de webinar y compartirlo con el equipo.